Документообіг
Бути успішним і стабільним в бізнесі з кожним роком стає складніше, система електронного документообігу дозволяє компанії стати на сходинку вище у своєму розвитку, а значить стати більш ефективною. Для досвідчених підприємців це твердження стало аксіомою, що не потребує доказів, для новачків — щоденна діяльність не сповільнить надати необхідні підтвердження. Основна причина існування цієї проблеми – горезвісний НТП, так-так, науково-технічний прогрес, на передовій якого, практично в гордій самоті, «блищать» інформаційні технології. Звідси випливає поява високих вимог до процесу ведення бізнесу і прийняття рішень. Головна вимога для виживання сучасного підприємства в умовах конкурентної боротьби виражається тезою – «відповідати моменту». Також хочемо вам порекомендувати Almexecm
Система електронного документообігу (СЕД) — чоботи-скороходи сучасного бізнесу
Дозволю собі ліричний відступ на цю тему словами з книги «Аліса в Задзеркаллі» англійського письменника і філософа Льюїса Керролла, який, як і багато інші талановиті люди, розкриває у своїх творах не старіючи істини. Не беруся цитувати фразу дослівно, але її глибоку думку постараюся не спотворити, висловивши своїми словами:
І ось, щоб «бігти вдвічі швидше» останнім часом зріс попит на систему організації та автоматизації документообігу. Однак, як кількість публікацій про програмний продукт не завжди є прямим відображенням кількості встановлених копій, так і інтерес до проблем виказаний пресою показує скоріше гостроту проблеми, а не ступінь її дозволу. По-цьому для системного і змістовного викладу думки давайте для початку зрозуміло сформулюємо потреба в даній області і розберемося в тому, що власне є об’єктом автоматизації при впровадженні системи документообігу.
Об’єкти системи електронного документообігу
Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення ( «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення»).
Даний термін використовується у «паперовому» діловодстві та його використання в інформаційних технологіях без деталізації не зовсім коректно. У цьому випадку засоби автоматизації документообігу зводилися б до комп’ютеризації традиційних завдань діловодства – формування справ та обліку, що містяться в них документів, контролю виконання і формування відповідної звітності. Можна було б по іншому трактувати термін “документообіг”, якщо б була можливість знайти аналоги в західній комп’ютерної індустрії. На жаль такого терміна, однозначно відповідного вітчизняного “документообігу” в західному комп’ютерному словнику немає. В залежності від пристрастей і специфіки описуваного програмного продукту в пресі можна зустріти наступні відповідності між терміном “документообіг” і західними термінами:
- DMS (Document Management Systems) – Архіви документів;
- DocFlow – системи або системи маршрутизації документів;
- і нарешті, досить часто у якості систем документообігу постають WorkFlow системи. Більш точно цей термін перекладається як «Системи автоматизації бізнес-процесів».
